Niets is zeker, alles beweegt!
workout adaptieve implementatievan oud naar nieuw
Een systeemdynamische analyse met explore! levert een haarschep beeld op van hoe het vraagstuk in elkaar zit en welke acties en beslissingen de beste kans maken op duurzaam succes.
Het risico is echter altijd aanwezig dat die nieuwe ideeën en plannen wegglijden in oude patronen en gebruiken.
Om de beste kansen te creëren op resultaten die in de tijd overeind blijven, is een zogenoemde adaptieve implementatie de beste optie. Adaptief staat voor ‘het zich aanpassen aan veranderende omstandigheden’ en daar zit precies de crux!
Implementeren doe je immers in de tijd en die staat niet stil. Wat bij aanvang een goede uitwerking leek kan al snel door de tijd worden ingehaald. Ook heeft elke actie, bedoeld of onbedoeld, invloed op andere acties en aspecten in het systeem. Kortom, een continu rondgaand proces waarbij elke stap nieuwe informatie oplevert.
exe!
De kunst is om deze informatie op tijd te vertalen in bijsturing of aanpassingen. Sterker nog, hoe krachtig zou het zijn wanneer je deze mogelijke interventies al op voorhand kan inschatten en meenemen in de planning?
En je real time ook van andere organisatieonderdelen zou kunnen zien hoe zij adaptief hun risico’s en kansen inschatten?
Om dit gehele proces mogelijk te maken hebben wij exe! ontwikkeld. Een combinatie van methodiek en techniek die het adaptief implementeren voor alle betrokkenen beheersbaar, toegankelijk en communicatief en daardoor zeer succesvol maakt.
exe! in 3 fundamentele stappen.
1. vaststellen van de systeemdrivers
De analyse met explore levert naast oplossingsrichtingen ook de essentiële informatie op voor een succesvolle uitwerking in de praktijk: de systeemdrivers, drijvende krachten die een initiatief de vleugels kunnen geven, maar het ook genadeloos om zeep kunnen brengen.
In deze eerste stap stellen we per initiatief de systeemdrivers vast. We brengen ze samen in een centraal meetinstument.
Voorbeelden van systeemdrivers: output / resultaten, vertrouwen, kwaliteit van een bepaald proces, doorlooptijd, werklast, klanttevredenheid, imago, draagvlak, energie, besliskracht, enz.
De set systeemdrivers bestaat altijd uit zowel harde als zachte elementen, zodat zowel structuur als cultuur in relatie tot elkaar continu in beeld blijven.
2. inrichting
Op maat van de implementatie kiezen we voor een combinatie tussen analoge en digitale registratie en -communicatietools. Gereedschap, dat ruim baan biedt aan het adaptief inrichten van het proces van kop tot staart, van planningstools tot crowdsourcing.
Deze tools worden centraal ingericht en voor elke betrokkene toegankelijk gemaakt. Vervolgens wordt een monitor-team samengsteld dat deze centrale gegevensbank beheert en de communicatie bewaakt en stimuleert.
3. risk-rating
Na het vaststellen van doelen en acties, taken, plaatsen en verantwoordelijkheden, tijdpaden, voorwaarden en resources zetten we de eerste adaptieve stap, de risk-rating.
Voor elk item in de planning wordt door het team per systeemdriver, ingeschat hoe de risico’s en kansen liggen. Zo kan voor de ene driver door het team een hoog risico worden ingeschat, terwijl een ander item onder druk kan komen te staan. Natuurlijk wordt hierbij continu gekeken naar de onderlinge samenhang, de systeemwerking.
Vervolgens wordt voor de systeemdivers met een hoog ingeschat risico, door het team ook een zogenoemd tipping point beschreven: het in de tijd vastleggen van een grenswaarde, een concreet signaal dat in de praktijk zichtbaar wordt voordat de schade groot wordt.
Deze inschatting van elk team zijn binnen de organisatie digitaal toegankelijk voor elke betrokkene, evenals de inschatting van welke zaken het team nodig denkt te hebben bij de realisatie van de items.
4. tipping points
Vervolgens wordt voor de systeemdivers met een hoog ingeschat risico, door het team ook een zogenoemd tipping point beschreven: het in de tijd vastleggen van een grenswaarde, een concreet signaal dat in de praktijk zichtbaar wordt voordat de schade groot wordt.
Deze inschatting van elk team zijn binnen de organisatie digitaal toegankelijk voor elke betrokkene, evenals de inschatting van welke zaken het team nodig denkt te hebben bij de realisatie van de items.
5. uitvoering & monitoring
Na de risk-rating volgt de uitvoering. De realisatie wordt door elk betrokken organisatieonderdeel met behulp van exe! nauwgezet gevolgd en informatie wordt organisatie-breed gedeeld.
Het team volgt de uitvoering van de items en neemt de risk-rating als uitgangspunt voor het monitoren van de eigen uitvoering in relatie tot de organisatie-brede implementatie.
Door slimme centrale digitale opslag is continu in beeld:
- welke systeemdrivers positief of negatief door een specifieke actie worden beïnvloed;
- aan de hand van de tipping points: welke grenswaarden in de uitvoeringspraktijk dreigen te worden bereikt of al zijn bereikt / overschreden
- of en in welke mate de uitvoering van items door andere organisatieonderdelen, invloed heeft op de uitvoering van de eigen items;
- welke veranderingen in de risk-rating en tipping points / grenswaarden moeten worden aangebracht;
- welke informatie op welke plaatsen in de organisatie (real time) terecht moet komen; wie, op basis van deze informatie, moet handelen.
The proof of the pudding is in the eating
Onze ambities zijn hoog, evenals onze beloften. Om de realiteit achter de marketing te ontdekken nodigen we je uit onze beloften grondig te testen:
kies uit de eigen praktijk een complexe situatie. Neem contact op en wij pakken live aan jouw tafel (of via Skype) die kwestie op en laten in minder dan een uur zien hoe we gezamenlijk nieuwe mogelijkheden in beeld brengen!